DYS Elektronik Belge Yönetim Sistemi Nedir?

Kurumunuzdaki belge ve bilgi alış verişinin elektronik ortama aktarılmasını ve internet üzerinden bu bilgilerin anlık olarak yönetilmesini amaçlayan bir sistemdir. Ayrıca kurum içi ve kurum dışı yazışmalarınıza ait süreçlerinizi standart haline getirir. Yazışmalar için harcanan kaynakların ( kâğıt, fotokopi, toner, insan gücü ) minimuma indirilmesi de amaçlanmıştır. Fiziksel ortamdaki yaşanan sorunların ( belgelerin kaybolması, ulaşım süreleri ile ilgili sorunlar, fakslarda yaşanan gecikme ve kopukluklar, personel açığından kaynaklanan sıkıntılar ) önlenmesi veya en aza indirilmesi de sistemin önemli avantajlarındandır.Kuruluşlarda belgeler, yapılan faaliyetleri belgelemeleri nedeniyle saklanmak ve belli bir düzen içinde yönetilmek zorundadır. Belge yönetimi disiplini, kuruluşlarda üretim işleminden arşivlenmelerine kadar geçen bütün evreler boyunca belgelerin standart kurallar içerisinde denetim altına alınmasını ve düzenlenmesini sağlayan bir disiplindir.

Faydaları Nelerdir?

• Günümüz rekabet ortamında, bir kamu ya da ticari kuruluş için en kıymetli değerinin bilgi olduğu ve başarıya giden yolun bu bilgi birikimini kullanabilmekten geçtiğini fark etmemek olanaksızdır. Kurumsal hafıza olarak da tanımlanan bu bilgi havuzunun, depolanmış verilerden organize bilgiye dönüşümü ise, var olan bu kıymetli bilgilerin kuruluşa değer katabilmesi ile katamaması arasındaki farkı oluşturmaktadır.
• Belge yönetiminin amacı, öncelikle yapılandırılmamış bilgilerin ve dokümanların elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamaktır. Birikim yönetimi felsefesi altında öncelik, şirket içi iletişim ortamında bilginin en etkin şekilde kullanımına imkan vermek, verimli bir ofis yaratmaktır. Amaç ortak çalışmalarda kullanılan tüm dokümanların kolay bulunur, kolaylıkla güncellenir, hızla erişilebilir ve paylaşılabilir olmasıdır.
• Güvenli e-imzanın elle atılan imza ile aynı ispat gücüne sahip olduğu ve bu şekilde oluşturulan elektronik verilerin hukuken geçerli olacağı hususlarını düzenleyen, e-imzaya ilişkin hukukî ve teknik düzenlemeleri yapmak ve kullanımına ilişkin esasları belirlemek maksadıyla hazırlanan 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nun 23 Temmuz 2004 tarihinde yürürlüğe girmesiyle, e-imzanın resmi işlemlerde kullanılmasının yolu açılmıştır.
• Tüm bunlar düşünülerek yapılan pazar araştırmaları ve firmamızın geçmiş tecrübeleriyle; başta belediyeler olmak üzere tüm kurum ve kuruluşlara hitap edebilecek dinamik ve esnek bir elektronik belge yönetim sistemi ar-ge çalışmasına ihtiyaç duyulduğu görülmüştür.
• Kurumumuz tarafından geliştirilen sistem ile başta belediyeler olmak üzere tüm kurum ve kuruluşlara elektronik belge yönetim sistemi hizmetleri sunulabilecektir.

Yenilikçi Yönleri Neledir?

• Dinamik evrak tasarımı ile herhangi bir geliştirmeye ihtiyaç duyulmadan kurum ya da kuruluşun ihtiyaçları ele alınarak son kullanıcının, herhangi bir teknik bilgiye ihtiyaç duymadan tasarlamasını sağlayacaktır. Bu sayede istediğiniz bir değişikliği dakikalar içerisinde elde edebilecek ve hemen kullanmaya başlayabileceksiniz.
• Dinamik evrak tasarımında geliştirilecek olan WYSIWYG (ne görürsen onu alırsın) editörü ile kullanıcı evrak tasarımında yapacağınız en ufak değişikliği anında görebileceksiniz.
• Kullanıcının evrak tasarımı yaparken farklı veri giriş elemanlarını ekranda istediği yere yerleştirebilecektir. Ör. metin, sayı, geniş metin, çoktan seçimli, evet/hayır, tarih, maskelenmiş metin, onay kutusu vb. bileşenler, bunlar dışında ise elektronik belge işlemleri için paraflama, imzalama, sevk etme vb. bileşenleri de destekliyoruz. Kullanıcı, yerleştirdiği veri giriş elemanları için zorunlu, zorunlu mesajı, CSS, pasif vb. bileşene özel özellikleri seçebilir. Bu sayede kullanıcı kod geliştirme ihtiyacı olmadan tam teşekküllü bir ekranı kullanıma hazır hale getirebilir.
• Dinamik olarak tasarlanan evrak giriş ekranındaki alanlardan aramada kullanılacaklarının belirlenebilmesi ve evraka özel arama ekranının otomatik olarak oluşturulmasını sağlayabilirsiniz.
• Dinamik iş akışı tasarımı ile ihtiyacınıza göre evrakın akışı tasarlayabilirsiniz. Örneğin evrak önce paraflanması gerekir, daha sonra imzalanır daha sonra da evraka otomatik olarak bir cevap evrakı oluşturulur şeklinde bir akış tanımlayabilirsiniz. Bu durum her müşteride ya da evrakta farklı olabilir. İhtiyacınıza göre kullanıcıların bir ek geliştirmeye ihtiyaç duymadan akışları tanımlamasına olanak sağlayacaktır.
• Yedekleme yönetimi modülü ile, sistem kullanıcısı uygulamanın kullandığı hem veritabanı hem de disk kaynaklarının yedeklerini belirli periyotlar ile otomatik olarak farklı lokasyonlara (ör. sunucu üstüne / aynı ağda başka bir bilgisayara / FTP ile) alınmasını sağlayabilir. Bu şekilde veri kayıplarına geliştirilecek olan sistem, herhangi bir ek yazılım ya da araç kullanmadan önüne geçecektir.
• Kayıt bazında loglama ile sistemdeki gerekli tüm kayıtların kimin ne zaman oluşturduğu ve en son kimin ve ne zaman güncellendiği bilgiler tutulacaktır. Bu şekilde sistem bazında bir loglama mekanizmasına sahip olacaksınız. Evrak ile ayrıca detaylı loglar da tutuluyor.
• Geliştirilen ekranlar mobil uyumludur. Bu sayede kullanıcılar İnternet erişimi olan istedikleri cihazdan sisteme erişip işlemlerini gerçekleştirebileceklerdir.
• Günümüz modern tarayıcıların engellediği, bilgisayara bağlı donanımlara (ör. e-imza) erişim için kullanılan Java Applet, Flash, ActiveX vb. teknolojiler kullanılmayacak, bunun yerine WebSocket ya da güncel farklı bir teknoloji kullanılarak başka firmaların bu konuda yaşadığı bazı tarayıcıların desteklenmeme sorunlarının önüne geçmiş olacaksınız.
• Evrak tasarımı içe / dışa aktarma modülü ile kullanıcılar bir sunucuda hazırlanan evrak tasarımını dışa aktarabilir ve bunu başka bir sunucuya doğrudan içe aktarabilirsiniz. Bu sayede istediğiniz bazı evrak tasarımlarını çok hızlı bir şekilde kullanıma sunabileceksiniz. Ayrıca bu modülü evrak bazında test, yedekleme veri aktarımı işlemleri için de kullanabilirsiniz.
• Sağlanan tüm dinamik özellikler ile sistem sektör bağımlı herhangi bir özellik içermeden tüm ihtiyaçlarınız yapılandırabilirsiniz.